home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Libris Britannia 4 / science library(b).zip / science library(b) / MEDICAL / 1752.ZIP / MHD.ZIP / MHAPPEND.DOC < prev    next >
Text File  |  1986-07-06  |  8KB  |  155 lines
  1. INSTRUCTIONS FOR ADDING DATA
  2.  
  3.      The menu-driven nature of this antibiotic database makes using it 
  4. self-explanatory for the most part. Familiarity with dBASE edit commands 
  5. and cursor controls is needed only when additional information or new drugs
  6. have to be added to the database. Adding or changing data is automated to
  7. some degree, but some care and effort is needed on your part. Most of this
  8. documentation is devoted to explaining how to add new drugs or how to add 
  9. more data to drugs already in the database. 
  10.  
  11.      When the choice is made from the main menu to ADD NEW DATA the screen 
  12. will display the menu shown below.
  13.  
  14.    PROGRAM TO ADD NEW DATA
  15.      1. To all files
  16.      2. To DRUG file
  17.      3. To ORGANISM file
  18.      4. To ADVERSE REACTION file
  19.      5. To INTERACTION file
  20.      6. To CLINICAL DATA file
  21.      7. To REFERENCE file
  22.      8. Read last identification numbers
  23.      9. Index files after all data entered
  24.      A. Review data for a specific drug
  25.      B. Return to previous menu
  26.  
  27. IDENTIFICATION NUMBERS
  28.  
  29.      When adding new data for a drug already in the database you need to
  30. know the id number for the drug in question. If you are adding a new drug
  31. you need to know what number was assigned to the last drug contained in the
  32. database. You can obtain this information by selecting choice number 8 from
  33. the ADD DATA menu. This will display the id number of the last drug in the
  34. database so that you can assign the next incremental serial number to the
  35. new drug being added. You have to remember this number and enter it as
  36. the id number for all the records you create for that drug. 
  37.  
  38.      If you plan to add any references to the information you are entering
  39. for that drug, you also need to know what number was used for the last
  40. reference. Choice number 8 will also display the last reference number
  41. assigned.
  42.  
  43.      The drug id number plays a crucial role in organizing, indexing and
  44. finding all the data. Each record created must contain the correct id number
  45. for a particular drug.
  46.  
  47.  
  48. ADDING A NEW DRUG
  49.  
  50.      Choice number 1 will allow you to create the records you need to add
  51. a new drug to the database. This option will open each database file in turn
  52. and allow you to enter data for the drug in as many records as you need. A
  53. blank record will appear on the screen in the dBASE edit mode. Each field
  54. will be labeled, and you have to enter the appropriate data into each field. 
  55.  
  56.      The size of each record is limited to the number of characters that
  57. can fit on one line of the screen display. If you have more data than can
  58. fit into one record, the program will automatically display another blank
  59. record for you to fill in. It will continue to provide you with blank records
  60. until you press the RETURN key without entering any data for that record.
  61. At that point, the next database file is opened for entry of data.
  62.  
  63.      The formatting of each line is up to you. You have to end the line at 
  64. a point you deem appropriate, and write any continuation that does not fit on
  65. one line into the next record. Remember that each record must have the drug 
  66. id number entered in its field.
  67.  
  68.  
  69. INDEXING
  70.  
  71.      After you have cycled through all the database files and all data has
  72. been entered, the program will return you to the ADD NEW DATA menu.
  73. Choice number 9 will automatically index all the records you have added.
  74. Indexing is a necessary step, and the program will not function unless all
  75. the newly created records are properly indexed. If you make any mistakes in
  76. entering data, it is best to correct these errors after indexing rather than
  77. trying to get back to a particular record and making changes. 
  78.  
  79.      If you break out of the programmed sequence of adding data, you will
  80. have to issue the proper dBASE commands to index each individual file. If
  81. you have to correct a drug id number for any record, or corrections have to
  82. be made for an entry in an indexed field, you will have to re-index the file
  83. that contains that record. 
  84.  
  85.      The following list contains the name of the data file, the field or 
  86. fields on which it is indexed, and the index filename. The information should 
  87. be helpful in aiding you to manually index any file. For instance, if you need 
  88. to manually index the MHDRUG database file, you first command dBASE to USE
  89. MHDRUG. Then you issue the command INDEX ON DRUG_ID TO MHDRUGID. Because this 
  90. data file has two indexes, you also need to issue another command, INDEX ON 
  91. GEN_NAME TO MHGENAME.
  92.  
  93. Database          Index          Index 
  94. Filename          Field          Filename
  95.  
  96. MHDRUG.DBF        DRUG_ID        MHDRUGID.NDX
  97. MHDRUG.DBF        GEN_NAME       MHGENAME.NDX
  98. MHORGAN.DBF       DRUG_ID        MHORGAN.NDX
  99. MHADVERS.DBF      DRUG_ID        MHADVERS.NDX
  100. MHINTACT.DBF      DRUG_ID        MHINTACT.NDX
  101. MHCLINIC.DBF      DRUG_ID        MHCLINIC.NDX
  102. MHREFER.DBF       REF_ID         MHREFER.NDX
  103.  
  104.  
  105.  
  106. ADDING DATA TO A DRUG ALREADY IN THE DATABASE
  107.  
  108.      You can add data to any one or more files in the database by choosing
  109. the appropriate file from the ADD NEW DATA menu. The process is identical
  110. to that described for adding a new drug with the exception that only the
  111. selected file is opened. The file is closed and you are returned to the ADD
  112. NEW DATA menu as soon as you press the RETURN key without entering
  113. any data in the next blank record. You can now select another file and add
  114. data to it.
  115.  
  116.      After you have finished adding data to one or more files, you must
  117. select choice number 9 to index the files. The program will remember which
  118. files you have added data to and will index them automatically. However, if
  119. you exit from the ADD NEW DATA program before indexing, you will have
  120. to issue the commands to index each file yourself.
  121.  
  122.  
  123. TEXT
  124.  
  125.      dBASE provides a convenient way to write blocks of text to the screen
  126. with the TEXT and ENDTEXT commands. These commands are used to place the text 
  127. on the screen when you select choice 4 from the main menu, "Introduction & 
  128. Synopsis." You can customize your own text screens by creating and formatting 
  129. the text with any word processor. 
  130.  
  131.      Keep in mind that the length of each line of text must not exceed 
  132. the width of the screen, and that each screen can accommodate a maximum of
  133. 22 lines. You can also use dBASE commands in combination with the TEXT and 
  134. ENDTEXT commands to control the display and allow branching to other text 
  135. files. Use the PRG files labeled MHTEXT as examples. 
  136.  
  137.      When creating text files with a word processor, control codes are
  138. usually inserted in the file for formatting. They may not be visible when you
  139. look at the text with the word processor, but dBASE will choke on these
  140. control codes. You may see strange characters or graphic symbols appear when 
  141. you command dBASE to display the text file. After making all corrections and 
  142. formatting the file with your word processor, these control codes must be 
  143. removed from the file. 
  144.  
  145.      Most word processors have utility programs that can convert the file 
  146. to just the ASCII text characters that normally would be visible on the screen.
  147. Some MSDOS programs call this conversion "saving the document as a DOS text 
  148. file." Old CP/M and WordStar users can use PIP.COM with the Z option which 
  149. will strip the high order bits to convert the file to plain ASCII text.
  150. WordStar files created on MSDOS systems need to use separate utility programs 
  151. that can be found in the public domain. WSCLEAN.COM and  UNWS.COM are two such 
  152. programs. If you create the text with the dBASE editor, no conversions are 
  153. necessary, but you do not have wordwrap or formatting features to make the job 
  154. easier.
  155.